สำนักงานอัติโนมัติ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หมายถึง สำนักงานที่มีการใช้อุปกรณ์ สำนักงาน ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีชั้นสูงในการ ปฏิบัติงาน ด้านต่าง ๆ แทนคนได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประมวลข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ โดย มีการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล ตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยสำนักงานอัติโนมัตินั้นเป็นระบบงานที่ใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่เป็นเทคโนโลยีชั้นสูงมาปฏิบัติงานในสำนักงาน ซึ่งประกอบ ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และระบบงานเฉพาะด้านต่าง ๆ เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ ระบบการประชุมทางไกล เป็นต้น รวมถึงการใช้โปรแกรม สำเร็จรูปต่างๆ เช่น Word Processing , Electronic Mail และ Scheduling ซึ่งถูกออกแบบขึ้นใช้งานที่จำเป็นต้อง มีการประสานงาน และการ ติดต่อสื่อสาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มผลผลิตของงานด้านข้อมูลที่ใช้คนทำในสำนักงาน

ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ
1. งานด้านการจัดการเอกสาร
2. งานด้านการจัดการข่าวสาร
3. งานด้านการประชุม
4. งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน
5. งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการจัดการเอกสาร
TEXT EDITING - ใช้ในงานด้านการตรวจแก้ไขเอกสาร ของ Word Processing โดยการแก้ไขเฉพาะข้อมูลที่ผิดพลาดไม่จำเป็นต้องพิมพ์แก้ ไขข้อมูลใหม่ทั้งหมด เช่น โปรแกรม Microsoft Words ,Microsoft Excel เป็นต้น
ELECTRONIC FILING - เป็นระบบการจัดแฟ้มอิเล็คทรอนิคส์ ของการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ เอกสารไว้ในที่เดียวกันภายในระบบคอมพิว เตอร์ ใช้แทนตู้เก็บเอกสาร นิยมใช้ใน ระบบ Image Processingโดยการ Scan ข้อมูลที่เป็นภาพลักษณ์ โดยเครื่อง Scanner จัดเก็บไว้สำหรับ ความต้องการค้นหาในอนาคต SPREADSHEET - ใช้ในงานที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน โดยแสดงเป็น Worksheet ที่เป็นพื้นที่สำหรับบรรจุข้อความต่างๆ สามารถกำหนดสูตร และให้คำนวณ ค่าต่างๆ โดยอัตโนมัติ ได้แก่ โปรแกรม Lotus 1-2-3 หรือ Microsoft Excel เป็นต้น
DATABASE - ใช้กับงานด้านฐานข้อมูล สำหรับการ จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และมีความ สัมพันธ์กัน เช่น ข้อมูลลูกค้า สินค้า ผู้ขาย บุคคลากร เป็นต้น โดยผู้ใช้ สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ อย่างสะดวกมากขึ้นPHOTOTYPESETTING - เป็นระบบการเรียงพิมพ์ด้วยแสง ใช้ในงานด้านการเรียงพิมพ์เอกสาร แบบฟอร์ม แผ่นพับ ใบปลิว โฆษณา เป็นต้น เป็นเทคโนโลยีชนิด Desk Top Publishing ที่ใช้โปรแกรม Page Maker หรือ Ventura เป็นต้น
MICROGRAPHICS - เป็นระบบการใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับการบันทึกเอกสาร หนังสือหรือรูปภาพต่างๆ ใช้ในงานบรรณรักษ์ห้องสมุด เป็น การประหยัดเนื้อที่จัด เก็บเอกสาร ต้องใช้ร่วมกับอุปกรณ์ขยายไมโครฟิล์ม และ ฉายขึ้นบนจอซึ่งเป็นกระจกฝ้า ปัจจุบันนำมาใช ้ในงานด้านการ ธนาคาร REPROGRAPHICS - คือระบบของเครื่องถ่ายเอกสารนั่นเอง ซึ่งสามารถถ่ายย่อ ขยาย ถ่ายหน้าหลัง จัดเรียงกระดาษสามารถถ่าย เอกสารเป็นปริมาณมากได้อัตโนมัติ รวมทั้งเย็บลวดเอกสารเป็นปึกๆ ได้ด้วย มีระบบปรับความเข้มของเอกสารโดยอัตโนมัติ และพ่วงต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ปลายทางได้ด้วย
FORM DESIGN - เป็นระบบการออกแบบฟอร์มเอกสาร โดยใช้โปรแกรม Desktop Publishing แบ่งเป็นโปรแกรมประเภท พิมพ์ข้อ ความลงบนแบบฟอร์ม และ โปรแกรม แบบฟอร์มอิเล็คทรอนิคส์ ที่ใช้ผู้ใช้ปลายทางกรอกข้อความในแบบฟอร์ม เช่น ระบบการลงทะเบียนของนักศึกษา (เป็นการรวดเร็วและประหยัดกระดาษ)

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการจัดการข่าวสาร
ELECTRONIC MAIL - คือระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ รับ-ส่ง ข่าวสารผ่านระบบสื่อสารข้อมูล ถึงผู้รับโดยตรง ปัจจุบันมีการ จัดทำโครงการ “ไทยสาร” เพื่อสร้างข่ายงาน E-Mail เชื่อมโยงกับ Internet สำหรับการ สื่อสารข้อมูลทางวิชาการ
VOICE MAIL - คือ ระบบไปรษณีย์เสียง ของการใช้ โทรศัพท์ เป็นการใช้เครื่องอัดเทป อัดเสียงของผู้โทรศัพท์เข้า โดยการ ฝากข้อความเป็นเสียง ถึงผู้รับโทร ศัพท์ นิยมใช้ในทางธุรกิจ เพราะผู้รับไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงาน จึงนับว่า เป็นการประหยัดเวลาในการทำธุรกิจ
VIDEOTEX - เป็นเทคโนโลยีซึ่งช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับทราบและเข้าถึงข้อมูลข่าวสารจำนวนมากได้ โดยการแพร่ภาพนิ่งหลายร้อย หน้าออกทางโทรทัศน์ในเวลาเดียวกัน ผู้ชมสามารถเลือกอ่านข้อความต่างๆโดยใช้ รีโมตคอนโทรล ช่วยให้สะดวกในงานฝึกอบรมการสอนทางไกล และการรับข่าวสารต่างๆ
AUDIOTEX - เป็นการสื่อสารข้อมูลโดยใช้อุปกรณ์ โทรศัพท์ สื่อสารข้อมูลที่เป็นเสียงพูด เป็นการให้บริการลักษณะเดียวกับ Videotex

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการประชุม
TELECONFERENCE - คือ ระบบการประชุมทางไกล โดยการจัดให้ผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งอยู่ห่างกันคนละสถานที่ สามารถสนทนาแลกเปลี่ยน ทัศนะกันได้ โดยไม่ต้อง เสียเวลามาพบกัน เป็นแนวทางของการแก้ปัญหาจราจร ตัวอย่างลักษณะการใช้งานคือ สนทนาทางโทรศัพท์ ครั้งละ หลายๆคน เป็นต้น COMPUTER Teleconference - เป็นระบบการประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ใช้ระบบ Multimedia มาใช้ร่วมกับการประชุม ทางไกล โดยการส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่ง ไปยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง พร้อมด้วยการใช้งาน E-Mail และ Spreadsheet เข้าร่วมด้วย

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านสนับสนุนสำนักงาน
Arithmatic Computation - คือ ระบบคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยสามารถจำลองคอมพิวเตอร์ให้กลายเป็นเครื่องคิดเลขได้ แต่ยังมีความยุ่งยาก ซับซ้อนในการเขียนโปรแกรมคำนวณอัตโนมัติ จึงมีความนิยมใช้เครื่องคิดเลขช่วยงานคำนวณแบบง่ายๆอยู่ด้วย
INTEGRATED TASK - เป็นระบบที่เกิดจากการใช้ซอฟต์แวร์แบบผสมผสาน ( Integrated Software ) เช่น โปรแกรม Word Processing , Spreadsheet และ E-Mail ซึ่งปัจจุบันยังแยกเป็นโปรแกรมย่อย แต่ในอนาคตโปรแกรมเหล่านี้จะรวมเป็นโปรแกรมเดียว เพื่อความสะดวกแก่ผู้ใช้ ENERGY MANAGEMENT - คือ ระบบการจัดการพลังงาน ไม่ให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก วิธีประหยัดพลังงานวิธีหนึ่งอาจใช้เทคโนโลย ีเข้ามาช่วย เช่น ระบบปิดเปิดไฟอัตโนมัติ อีกวิธีหนึ่ง ไม่ต้องใช้เทคโนโลยีแต่ใช้การปลูกจิตสำนึกให้คนทุกคนเห็นคุณค่าของการประหยัดพลังงาน

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านสนับสนุนผู้บริหาร
DICTATION - คือ งานเขียนตามคำบอก เช่นเลขานุการการพิมพ์จดหมายตามคำบอกของผู้บริหาร การใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความสำหรับ นำ ไปพิมพ์ หรือ ผู้บริหารอาจใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียง แล้วส่งให้เลขานุการฟังแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
GRAPHICS - เป็นระบบการทำภาพกราฟฟิกต่างๆ เช่น แผนภูมิ กราฟ ซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจ โดยเฉพาะในการสื่อสาร เพื่อนำเสนอข้อมูล และ แสดงผลงานของ บริษัท ปัจจุบันสามารถสร้างกราฟ แล้วพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ถ่ายสไลด์ หรือส่งไปพิมพ์เป็นส่วนหนึ่งของระบบประมวลคำได้ด้วย
CALENDARING - ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งต้องมีการนัดหมายกับผู้อื่นเสมอ โดยผู้บริหารจะบันทึกการนัดหมายลงใน คอมพิวเตอร์ และอนุญาติให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้มาขอพบ หรือนัดประชุม และสามารถให้บันทึกนัดหมายเป็นความลับได้หลาย ระดับ
SCHEDULING - เป็นระบบการกำหนดเวลา ที่สืบเนื่องมาจากระบบนัดหมาย โดยใช้ระบบการกำหนดเวลาตรวจเวลาว่างที่ตรงกันของผู้ที่เราต้อง การนัดพบ หรือประชุมด้วย เมื่อทราบเวลาคอมพิวเตอร์ก็จะทำการบันทึกเวลา ลงตารางนัดของบุคคลเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยทุ่นเวลาการทำงานได้มาก
DECISION SUPPORT SYSTEM - คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งอาศัยหลักทางวิทยาศาสตร์ ด้านสถิติ ด้าน Operations Research ด้านการ Forecast หลักการเหล่านี้เป็นไปได้ด้วยโปรแกรมแบบ Spreadsheet และโปรแกรมฐานข้อมูล ผนวกกันเป็นระบบช่วยสนับสนุนการ ตัดสินใจ

แหล่งที่มาของข้อมูล www.guru.sanook.com
www.geocities.com